A termelők gyakran rendelnek meg minőségi vizsgálatot, mely során a független minőségellenőrző cég a terményből mintát vesz, majd az eredményeket laboratóriumi vizsgálatokkal igazolja.
Más esetekben a minőségi vizsgálatot az első gyűjtőponton rendelik meg. Ezt kezdeményezheti maga a termelő (aki az áru tulajdonosa, de nem a saját „portáján” tárolja), a raktár üzemeltetője, a vevő vagy a kereskedő. Így előfordul, hogy a megrendelő nem az áru tulajdonosa, csupán érdeklődik a tétel állapota, és minősége iránt, majd ezután dönt a tétel megvásárlásáról. Fontos hangsúlyozni, hogy az ömlesztett termények tulajdonjogának vizsgálata nem tartozik a minőségellenőrzés körébe.
A kapott adatok az adott mintavétel helyén és időpontjában érvényesek, és a megrendelő által deklarált mennyiséghez kapcsolódnak. A mennyiségi meghatározás külön megrendelés tárgya, jellemzően köbözéssel történik, amelynek számítási bizonytalansága hozzávetőlegesen plusz-mínusz 5 százalék. Tehát az ellátási lánc több szereplője is végezhet vagy rendelhet minőségi vizsgálatot akár különböző szolgáltatóktól párhuzamosan.
Mivel az áru feldolgozása, elszállítása folyamatos, a betakarítás szakaszos, így az árukat hosszú időn keresztül tárolni kell. Az utóbbi időben egyre gyakrabban merül fel a kérdés: hogyan lehet a raktárakban hosszabb távon biztosítani a termény minőségének és mennyiségének megőrzését? Alapvető különbség van aközött, hogy valaki csupán üres raktárat bérel, vagy raktározási szerződést köt egy teleppel. Raktározási szerződés esetén a mennyiség és a minőség megőrzése a raktározó feladata. A szerződésben rögzített súlyt és minőséget a megrendelő kérésének időpontjában kell kiszolgáltatni. A minőség fenntartása elsősorban az állagromlás megelőzését jelenti, mivel a beltartalmi, kémiai paraméterek általában nem változnak jelentősen, ha a fizikai körülmények megfelelőek.
Amennyiben a tulajdonos vagy egy másik érintett fél nagyobb biztonságot szeretne, gyakori megoldás a közraktározás igénybevétele, amelyhez sok esetben banki finanszírozás is kapcsolódik. Emellett egyre több technikai eszköz jelenik meg a piacon: plombák, elektronikus jelzést küldő zárak, kamerarendszerek, mozgásérzékelők, valamint olyan szenzorok, amelyek a terménybe helyezve folyamatosan mérik például a hőmérsékletet, és online adatokat továbbítanak és riasztanak amennyiben hirtelen változás történik a mért értékekben. Ezek a megoldások közvetett módon jelzik az esetleges állapotromlást vagy a környezet változását. Folyamatosan monitorozható az áru állapota, közvetve megakadályozza az árucserét (egyik raktárból a másikba), illetve annak folyamatos meglétét a raktárban.
Fontos azonban tudni, hogy az ömlesztett termények nem rendelkeznek egyedi azonosítóval és analitikai módszerekkel sem lehet két külön időpontban teljes bizonyossággal kijelenteni, hogy ugyanarról a tételről van szó. A minőségi paraméterek alapján ugyanakkor nagy biztonsággal megállapítható, hogy egy tétel megfelel-e a szerződéses követelményeknek.
Összességében elmondható: minőség és mennyiség egy adott időpontban megállapítható, és egy másik időpontban is ellenőrizhető. A két vizsgálat közötti időszakban azonban a raktározónak felelősséget kell vállalnia ezek változatlanságáért. A szakemberek ezért minden érintettet arra ösztönöznek, hogy a megtermelt termény értékeit tudatosan őrizze meg, és a rendelkezésre álló technikai és jogi eszközöket – közraktár, plomba, szenzorok, kamerák – a lehető legszélesebb körben alkalmazza. (x)
