A készletet fafajonként, választékonként telephelyenkénti bontásban kell rögzíteni - írja a Nemzeti Élelmiszerlánc-biztonsági Hivatal (Nébih). Erdőgazdálkodók esetében telephelynek minősülnek azon erdőrészletek, ahol erdei faválasztékot tárolnak. A készlet rögzítése akár papíron, akár elektronikusan, Excel táblázatban is történhet. Fontos azonban, hogy az így előállított tartalmat a láncszereplő nyilvántartásához kell csatolni és öt évig meg kell őrizni. A készlet rögzítéséhez rendelkezésre áll a Nébih rögzítő felülete is, amely a Nébih Ügyfélportál Rendszerbe történő ügyfélkapus belépés után (https://upr.nebih.gov.hu) a "Faanyag kereskedelmi lánc" csempére kattintva megjelenő felület Menüjéből érhető el (Készletbejelentés -> Éves bejelentés). A Nébih rendszerében történő rögzítés előnye, hogy

• a bevitt adatok csak a jogszabályi előírásoknak megfelelő szerkezetben és tartalommal tárolhatók,
• biztosan nem keverednek el az ügyfél nyilvántartásában,
• és egy későbbi hatósági ellenőrzés során nem szükséges a rögzített adatokra vonatkozóan adatot szolgáltatni, csak meg kell hivatkozni azokat.

Egyes esetekben a rögzítő felületen nem látszik a láncszereplő minden EUTR-ben regisztrált telephelye, ilyenkor azonban a hiányzó telephelyekre ideiglenes telephelyként tudnak készletet rögzíteni. Az erdőgazdálkodók az egyes erdőrészleteikben tárolt erdei faválasztékaik rögzítését úgy tudják elvégezni, ha az érintett erdőrészleteket ideiglenes telephelyként felveszik a készletrendszerben. A rögzítő felület részletes Felhasználói kézikönyve itt érhető el. A készletek nyilvántartásba vételével kapcsolatban további részletes információk pedig itt olvashatók.